Rechnungsmuster für Pflasterarbeiten

Die Rechnung für Pflasterarbeiten ist das Dokument, mit dem Sie nach dem Auftrag Ihr Geld einfordern. Sie muss eindeutig sein — wer stellt wem in Rechnung, Nummer, Daten, was gemacht wurde, Umsatzsteuer, sofern Sie sie berechnen, und wie zu zahlen ist. Unten steht, was auf die Rechnung gehört, und wo Pflasterer am häufigsten eine Lücke lassen.

• Das Wort „Rechnung" und eine fortlaufende Nummer, die an die vorherige anschließt.
• Leistender: Name oder Firma und Anschrift. Ein Einzelunternehmer nennt seine Steuernummer, eine eingetragene Firma zusätzlich Registergericht und Handelsregisternummer.
• USt-IdNr., soweit vorhanden.
• Empfänger (Kunde) und die Bauadresse, wenn sie abweicht.
• Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit.
• Art und Umfang der Leistung: Beschreibung von Arbeit und Material, Menge, Einzelpreis, Summe — Verlegen 50 m² à 45 €, 30 lfm Randstein à 35 € und so weiter durch den ganzen Auftrag.
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis, dass Sie keine Umsatzsteuer berechnen.
• Gesamtsumme und Zahlungsangaben — IBAN, Verwendungszweck, Fälligkeit.

Der Inhalt der Rechnung hängt davon ab, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen. Das ist kein kosmetischer Unterschied, und mit einem fremden Muster ist er nicht zu umgehen. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie in Frage kommt, entscheiden Sie mit Ihrem Steuerberater, nicht in einem Forum.

Mit Umsatzsteuer nennen Sie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., beschreiben die Leistung im Nettobetrag und zeigen die Steuer in einer eigenen Zeile mit Satz und Betrag. Aus den beiden Positionen oben ergibt sich ein Nettobetrag von 3.300 €, 19 % USt sind 627 €, zu zahlen sind 3.927 €.

Als Kleinunternehmer berechnen Sie keine Umsatzsteuer und lassen die Steuerzeilen ganz weg. Stattdessen gehört ein Vermerk auf die Rechnung, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Schreiben Sie nie „inkl. MwSt." und geben Sie keine USt-IdNr. an, die Sie nicht haben — ein Kunde, der Vorsteuer zieht, schickt Ihnen eine solche Rechnung zurück.

Stellen Sie den Beleg ohne unnötigen Verzug nach Abschluss der Arbeit. Das hier ist keine Steuerberatung; bei Unsicherheit fragen Sie Ihre Steuerkanzlei. Es geht darum, dass der Empfänger die Rechnung nicht zur Korrektur zurückgibt.

Bei einem Auftrag, für den Sie Paletten im Voraus kaufen, ist eine Abschlagsrechnung üblich. Sie ist keine Schlussrechnung, sondern die Aufforderung, einen Teilbetrag zu zahlen. Nach Zahlung und Ausführung folgt die Schlussrechnung, die den gesamten Auftrag zusammenzählt, den geleisteten Abschlag abzieht und die Differenz abrechnet.

Praktische Regel: Der Abschlag soll das Material decken, nicht die Arbeit. Material ist der Aufwand, der Ihnen entsteht, bevor irgendetwas liegt, und hinter dieser Zahl steht ein Beleg vom Baustoffhändler. Einen Abschlag auf die Arbeit legen Kunden schlechter aus, und er lässt sich schwerer begründen.

Bei längeren Aufträgen hält eine Teilrechnung an einem sichtbaren Meilenstein — fertiger Unterbau, halbe Fläche verlegt — den Abstand zwischen Ihren Ausgaben und Ihren Einnahmen in erträglichen Grenzen.

Die Reihenfolge ist meist: Angebot vor der Arbeit (Preis für einen beschriebenen Umfang), nach der Zusage die Ausführung und am Ende die Rechnung als Beleg zur Zahlung. Wie genau das Angebot geschrieben ist, entscheidet darüber, wie viel Spielraum Sie bei der Rechnung haben — deshalb lohnt sich die Zeit dafür.

Weil die Positionen dieselben sind, entsteht die Rechnung aus dem angenommenen Angebot schnell — nichts wird abgetippt, und die beiden Dokumente können sich über den Umfang des Auftrags nicht widersprechen.

Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum auf die Rechnung, kein „bei Übergabe". Vierzehn Tage sind im Handwerk das übliche Zahlungsziel; ein Datum gibt Ihnen etwas Konkretes, auf das Sie sich berufen können, eine vage Formulierung gibt nichts. Dazu IBAN und Verwendungszweck — am besten die Rechnungsnummer, damit sich der Zahlungseingang leicht zuordnen lässt.

Der GiroCode, den deutsche Banking-Apps als europäischen EPC-QR-Code lesen, erspart dem Kunden das Abtippen: Er scannt den Code, und Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind vorbelegt. Paving Planner setzt ihn ins PDF, solange der Betrag in Euro ist — für andere Währungen kennt das Format keinen Code.

Sehen Sie sich das Angebotsmuster an, wie Sie ein Angebot aufbauen und wie Sie Pflasterarbeiten kalkulieren.